Quais as ferramentas que garantem o sucesso do gerente de projetos?

O gerenciamento de projetos é uma atividade vital para qualquer negócio. É por meio dele que serão controladas todas as variáveis de um determinado processo, desde riscos e possíveis obstáculos até investimentos e prazos. Qualquer erro pode ser desastroso, e é por esse motivo que o gerente de projetos deve ter em seu arsenal recursos que lhe permitam observar e interferir em todas as etapas.

Nós separamos algumas informações que irão esclarecer quais são esses recursos e quando utilizá-los para otimizar sua gestão. Confira a seguir!

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Metodologias de trabalho

Ter um bom método de planejamento e execução é o primeiro passo. Definir e estipular tarefas, prazos, recursos materiais e humanos são apenas alguns exemplos.

Cada gestor deve desenvolver metodologias que atendam às necessidades específicas de sua empresa e seu projeto, refinando-as com a experiência. Porém, existem algumas alternativas para te ajudar.

Vamos começar com a matriz de prioridade, que consiste em fazer uma tabela relacionando os fatores de importância e urgência, e a partir desse cruzamento determinar quais atitudes devem ser tomadas sobre cada uma das questões.

Por exemplo, para um problema que seja importante e urgente, a ação necessária é a de focar na atividade.

Para assuntos importantes, mas que não são urgentes, a ação é a de planejamento.

Também temos a ação de delegar, no caso de uma tarefa menos importante, mas urgente, e, por último, a ação de descartar, para algo que não seja nem importante e nem urgente.

Outro exemplo interessante é o de produzir modelos para cada ocasião e tipo de projeto. Com o tempo você pode ter uma biblioteca de modelos diferentes para abertura de projetos, análise de riscos, planilha de custos, atas de reuniões e relatórios. Essa iniciativa vai economizar muito tempo e esforço.

Além disso, utilizar sempre o mesmo modelo irá facilitar a compreensão dos documentos pelas pessoas que trabalham com você. É muito interessante. também, elaborar e-mails com respostas para perguntas que sua equipe faça com frequência, ou com instruções para tarefas.

Softwares de planejamento

Utilizar os softwares corretos é de grande ajuda na gerência, trazendo vantagens para todo o desenvolvimento do projeto.

O Xmind, por exemplo, é uma ferramenta para produzir mapas mentais, nos quais você relaciona e edita, com facilidade, diferentes aspectos do projeto. Também é possível compartilhar esses mapas e exportá-los em formatos como PDF, Word e PowerPoint.

Outro é o PM Canvas, um aplicativo disponível para iPhones e celulares com android. Com ele, você elabora o canvas do seu projeto de maneira participativa, ou seja, com seus colaboradores. O layout é similar ao do WhatsApp, e te permite decidir quais elementos irão entrar no canvas final, evitando, assim, corrigir e refazer o trabalho vários vezes.

ERP

Uma das melhores e mais poderosas ferramentas de gestão, o ERP é tão completo que dá cobertura para todos os processos que ocorrem em uma empresa, desde atendimento a clientes e gestão de equipes e funcionários, até análise de produto e controle financeiro.

Além disso, o ERP tem a vantagem de ser projetado especificamente para a realidade da sua empresa, trazendo vários benefícios para o seu negócio.

Basicamente, ele automatiza diversos processos, economizando tempo e energia para serem investidos em tarefas mais relevantes e propiciando o aumento da produtividade e redução de custos. Incrível, não é?

E agora que você já sabe como garantir o sucesso do gerente de projetos, que tal conferir também as vantagens dos programas 3D para desenhar móveis e manter-se atualizado sobre as novidades da indústria?

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